Contractmanagement

Contractmanagement, nut, noodzaak en kostenhandtekening
Met het tot stand komen van een overeenkomst is de aanbesteding afgerond. Toch is het daarmee niet klaar, de afronding van de aanbesteding is namelijk de start van de overeenkomst. Nu kan duidelijk worden hoe het resultaat van de aanbesteding in uw situatie wordt toegepast. Heeft dat wat in het bestek aan de marktpartijen is gevraagd de effecten die vooraf waren beoogd. Vanaf nu kan ook duidelijk worden of de gecontracteerde leverancier kan waarmaken wat hij heeft beloofd. En niet minder belangrijk: sluiten de gemaakte afspraken aan bij de interne processen, zijn de gegeven opdrachten te verwerken door de leverancier en verloopt de uitvoering van de overeenkomst op de meeste efficiënte manier. Om antwoordt te krijgen op de vragen die in de uitvoering van de overeenkomst aan de orde komen is een vorm van contractmanagement noodzakelijk. In veel gevallen is het daarbij wenselijk contractbegeleiding onafhankelijk van de eigen organisatie en/of de gecontracteerde leverancier te organiseren.

Het resultaat van contractbegeleiding
U bent niet langer afhankelijk van de vraag of signalen over de tevredenheid van de gebruiker, of juist het gegeven dat er ontevredenheid is de contractverantwoordelijke op tijd en in het gewenste perspectief bereiken. De consultant kan voor u actief op zoek gaan naar de ervaringen van gebruikers en stelt u daarmee in staat een accuraat beeld te vormen over onder andere de interne klanttevredenheid. En niet minder belangrijk, om met geobjectiveerde gegevens sturing te geven aan het resultaat van de aanbesteding. Zicht op de klanttevredenheid is slechts één van de meetpunten, contractbegeleiding ziet ook toe op:

  • de efficiëntie van werken,
  • de mate waarin de inkoopvisie wordt nageleefd,
  • in hoeverre uitvoeringsproblemen voorkomen,
  • of gemaakte contractafspraken worden nageleefd,
  • of contracten door de juiste mensen begrepen worden,
  • in hoeverre er rekening wordt gehouden met wederzijdse wensen en/of belangen,
  • of er integriteitvraagstukken ontstaan,
  • of er risico’s op een juridische aansprakelijkheid ontstaan door gebruik te maken van de afgesloten overeenkomst.

Sturen op het aanbestedingsresultaat
Sturen op resultaten na dat een overeenkomst is afgesloten kan in sommige gevallen lastig zijn. Het aanpassen van voorwaarden die op basis van een (Europese) aanbesteding tot stand zijn gekomen kan consequenties hebben voor de juridische positie van de aanbestedende dienst. Een wezenlijke aanpassing kan op basis van aanbestedingsregelgeving aanleiding zijn tot de verplichting om de gewijzigde behoefte opnieuw aan te besteden. Ook kan de leverancier op basis van de overeenkomst weigeren een aanpassing aan het contract te accepteren. In ieder geval is van belang dat bij elke beslissing een aanpassing door te voeren de mogelijke juridische consequentie te overwegen. Indien in een aanbesteding rekening is gehouden met de wens een zo groot mogelijke flexibiliteit te borgen kan daaraan invulling worden gegeven met de toevoeging van een vast en een variabel deel. De daarmee verkregen flexibiliteit kent ook grenzen, het is vaak erg belangrijk om bij een gewijzigde invulling de juridische zuiverheid nauwkeurig te bewaken.

Het strategische belang van onafhankelijkheid
Wij kunnen de prestaties van een winnende inschrijver voor u controleren als onafhankelijke partij. Contractcontrole kan een onderdeel van contractbegeleiding zijn, de onafhankelijkheid die Public Buyers in een contractcontrole kunnen inbrengen wordt door goed presterende leveranciers gewaardeerd. Een onafhankelijke derde die toeziet op de wederzijds naleving van ontstane verplichtingen vergroot de ruimte tussen partijen om met oog voor elkaars belangen een dienstverlening te bewerkstelligen die blijvend voldoet aan de afspraken en naar ieders tevredenheid functioneert.

Vaak wordt onafhankelijke contractbegeleiding aan het bestek toegevoegd in de vorm van een verplichte monitoring. In dat geval heeft onze dienstverlening al in de aanbestedingsfase een bewezen waarde in het beperken van juridische risico’s. De wetenschap dat de winnende leverancier blijvend conform haar aanbieding zal moeten blijven presteren vergroot het vertrouwen en daarmee de acceptatie van de niet winnende inschrijvers dat zij op basis van juiste argumenten zijn beoordeeld.