“Door een nieuwe aanbestedingsstrategie besparen wij 40-45% op onze print- en kopieerkosten”

“Door een nieuwe aanbestedingsstrategie besparen wij 40-45% op onze print- en kopieerkosten”

Marcel van HeumenOnderwijsinstellingen kunnen fors besparen op hun print- en kopieerkosten door de apparatuur zelf aan te schaffen en de regie over beheer  en onderhoud zelf ter hand te nemen. Dat heeft hoofd ict Marcel van Heumen van H3O samen met Emil ten Broeke en Arjen Spol et van Public Buyers bewezen met de vernieuwende aanpak. Marcel van Heumen werkt sinds begin 2009 als hoofd ict bij Stichting H3O, een christelijke organisatie met kinderopvang, peuterspeelzalen, buitenschoolse opvang, speciaal basisonderwijs, primair en voortgezet onderwijs, verspreid over twintig locaties in Dordrecht. Naar aanleiding van een gesprek bij de leverancier van de afdrukvoorzieningen over verlenging van het leasecontract maakte hij een inventarisatie van de apparatuur bij de stichting. “De printers en copiers werden wel allemaal bij hetzelfde bedrijf geleast, maar het was niet helder welk apparaat waar stond en wanneer de overeenkomst voor dat apparaat eindigde. Het aantal apparaten was zo groot dat als wij alle afdrukfaciliteiten wilden vervangen dit Europees moesten worden aanbesteed.”anbesteding van afdrukvoorzieningen voor stichting H3O.

Het bestuur van H3O rook een kostenbesparing en gaf Van Heumen opdracht om dieper in de materie te duiken. Public Buyers Nederland BV uit Den Haag werd gevraagd om te ondersteunen bij het uitstippelen van een aanbestedingsstrategie en uitvoering te geven aan het aanbestedingsproces. “Arjen Spolet heeft ons samen met Emil ten Broeke namens hen begeleid. Na veel gesprekken en talloze berekeningen kwamen we tot de conclusie dat het leasen van een apparaat interessant is, maar, dat wij beter konden gaan kopen dan leasen.”

Het aanbestedingstraject is in 2010 in gang gezet en de inschrijvingen waren eind september binnen. Een werkgroep heeft de inschrijvingen beoordeeld, Public Buyers heeft een berekening op de gegeven beoordeling losgelaten en er werd op basis van de gevonden ranking een leverancier geselecteerd. Marcel van Heumen: “Bij die leverancier gaan we alle apparatuur, papier, supplies en het onderhoud kopen. Eind maart heeft het CvB de opdracht gefiatteerd om voor tien basisscholen multifunctionals aan te schaffen. In de komende vijf jaar zullen alle bestaande lease-overeenkomsten aflopen en worden al die apparaten vervangen door nieuwe multifunctionals. Als je alle stukken naast elkaar legt, dus tellerstanden, leasecontracten en betalingen, realiseren we daarmee een besparing van 40 – 45 procent op de directe kosten.”

Lease versus koop

Bijzondere aanbestedingsstrategie

Leaseovereenkomsten zijn doorgaans inclusief het beheer en onderhoud van de afdrukvoorzieningen, zodat scholen altijd verzekerd zijn van goed functionerende apparaten. Supplies zoals toners en soms ook het het papier zijn in die contracten meegenomen en worden door de scholen op basis van een tikkenadministratie afgerekend. Emil ten Broeke heeft de kosten per afdruk in de oude leaseovereenkomst met H3O bestudeerd en komt tot opmerkelijke conclusies. “Wij hebben een klein bedrijf. We hebben een multifunctional gekocht bij een internetwinkel en laten dat apparaat jaarlijks onderhouden. We kopen zelf het papier en de toner in. De prijs per afdruk is bij ons beduidend lager dan dat we bij aanbestedingen tegenkomen. Dat is vreemd. Natuurlijk zijn de omstandigheden bij H3O anders dan bij ons, maar dat verklaart niet dat grote kostenverschil met leaseovereenkomsten.” Vanuit de constatering dat kennelijk een kleiner volume veel goedkoper kan worden afgedrukt dan het volume dat bij een onderwijsinstellingen zoals H3O gebruikelijk is, is Ten Broeke gaan nadenken over hoe dat komt. Een belangrijk onderscheid is dat het apparaat, het onderhoud, papier en toner allemaal los worden ingekocht. Maar een leaseovereenkomst biedt de scholen naast de apparaten ook een stuk ontzorging; de organisatie heeft er geen omkijken naar. Om die totale behoefte rond het afdrukken te inventariseren en te verwerken in de kostprijs zijn er diepgaande gesprekken geweest met H3O. Wat betekent zo’n printer voor de organisatie? Voldoet die aan de behoefte? Is die behoefte dan wel juist geformuleerd? “Het vreemde is dat de markt accepteert dat die kosten transparant lijken, want iedereen hanteert een prijs per afdruk. Maar hoe is die prijs dan opgebouwd? En klopt die berekening wel?”

Om in de behoefte aan kostentransparantie rond het afdrukken te voorzien is de aanbesteding opgesplitst in drie percelen: de aanschaf van het apparaat, het onderhoud en de supplies inclusief papier. De percelen kunnen aan onafhankelijke partijen worden gegund, maar de drie percelen gezamenlijk vormden één aanbieding. “Elk perceel werd afzonderlijk beoordeeld, omdat we het prijs-kwaliteitsniveau per perceel wilden kunnen beoordelen. Maar samen vormen ze één aanbieding, zodat de apparaatleverancier niet kan zeggen ‘de afdrukkwaliteit is niet goed omdat er verkeerde toners zijn gebruikt’ of ‘er zijn zo veel storingen omdat het papier te vochtig is’. De verantwoordelijkheid voor een goed functionerende afdrukvoorziening als geheel is een verantwoordelijkheid die berust op de leverancier(s) van de drie percelen gezamenlijk.”

Risico en verantwoordelijkheid verplaatsen

Het financiële voordeel van H3O komt deels voort uit de beslissing om te kopen in plaats van te leasen. Leasen wordt algemeen beschouwd als een mogelijkheid om het beheer van de apparaten buiten de eigen organisatie te leggen. Dat is een verkeerde aanname. Leasen is vooral een financiële dienstverlening, namelijk voor degenen die het niet uit eigen middelen kan bekostigen. Budgetgeorganiseerde organisaties, zoals onderwijsinstellingen en gemeenten, hebben in de meeste gevallen voldoende middelen om printers te kopen. En zoniet, dan kunnen ze bij bijvoorbeeld de BNG lenen tegen veel betere voorwaarden dan bij de printerleverancier. Arjen Spolet: “Een printerleverancier leent bij een financieel dienstverlener en gaat daar marge op maken. Om het risico, waar ze zelf geen invloed op hebben, af te dekken wordt er met een opslag gerekend. Dat betekent een enorm prijsverschil in de aanschafkosten van zo’n apparaat. Vandaar dat H3O wilde kopen.”

Ook bij de onderhouds- en storingsservice kan veel bespaard worden door het risico weg te halen bij de leverancier. “Leveranciers werken met landelijke gemiddelden op hoe vaak een apparaat kapot gaat. Maar alle apparaten zijn hetzelfde en ik weet zeker dat er apparaten zijn die na vijf jaar nog nieuw zijn, terwijl andere rijp zijn voor de sloop. Dit verschil komt voornamelijk door de manier van gebruik van het apparaat. De enige die daarop kan sturen is H3O, in ieder geval beter dan de leverancier dat kan. Haal dat risico dan bij hem weg, dan hoef je er ook niet voor te betalen.” Dat H3O zelf verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud is slechts een kwestie van wennen. Het wil geenszins zeggen dat H3O zelf technische werkzaamheden moet verrichten, vertelt Marcel van Heumen. “Als er een storing is sturen de multifunctionals automatisch een signaal naar de leverancier. In plaats van dat er – zoals bij een leasecontract – meteen een monteur wordt gestuurd, neemt de leverancier contact op met ons en vraagt of ze meteen moeten komen. Het is dus onze beslissing of we er eerst een conciërge naar willen laten kijken. Dat betekent ook dat er zonder ons medeweten geen factuurstromen op gang kunnen komen.”

Supplies

Vochtig of stoffig papier en de toner hebben invloed op de kwaliteit van de afdrukken en het functioneren van multifunctionals. Om te garanderen dat altijd de juiste producten worden gebruikt maken supplies deel uit van de aanbesteding. H3O profiteert daardoor bovendien van schaalvoordelen. Marcel van Heumen: “Elke school bestelde papier op eigen gelegenheid, elk bij een eigen leverancier. Nu loopt dat allemaal via Konica Minolta Business Solutions Nederland B.V., de leverancier van de printers. Die kan grotere volumes inkopen dan wij en daardoor zijn onze papierkosten nu lager.” H3O spaart ook geld uit door zelf het beheer over de instellingen van de multifunctionals te doen. Printers kunnen bij zwartwit-afdrukken toner besparend afdrukken. Door die instelling te gebruiken wordt beduidend minder toner gebruikt, terwijl dat op de print nauwelijks zichtbaar is. Arjen Spolet: “De verhouding van het aantal afdrukken kleur – zwartwit is van invloed op een aantal kostenfactoren. Bij het berekenen van deze verhouding wordt door leveranciers gewerkt met landelijke gemiddelden. De werkelijke kosten zijn niet zichtbaar. Bij H3O zijn het nu stuurmomenten geworden die ze zelf kunnen beïnvloeden.”

H3O is ‘in control’

Marcel van Heumen is tevreden over het resultaat van de aanbesteding. H3O heeft volledig inzicht in de omvang, de status en de staat van het printerpark en heeft invloed op de samenhangende kosten. De factuurstroom is sterk gereduceerd en kosten kunnen worden doorberekend aan de individuele gebruikers. Daarnaast zullen medewerkers op den duur beter met de apparatuur omgaan. Vestigingen die altijd al veel storingen hadden kunnen er nu op worden aangesproken, omdat dat zichtbaar wordt in vergelijking met collegavestigingen. Op die manier ontstaat een zelfsturend mechanisme. “Factuurstromen worden met deze nieuwe systematiek transparanter. We koppelen ze direct terug naar de scholen. Op basis van dat inzicht kunnen we besluiten een collega wat extra instructie te geven, zodat hij bijvoorbeeld toner wel op de goede manier in het apparaat kan kan plaatsen en er geen storing meer optreedt.”

Public Buyers Nederland

Public Buyers Nederland BV is een samenwerkingsorganisatie van gecertificeerde consultants in (Europees) aanbesteden. Er geldt een strenge kwaliteitsselectie om Public Buyer te worden. Iedere Public Buyer heeft een specialisme voor bepaalde aanbestedingen. Gecertificeerde Public Buyers hebben al veel aanbestedingen bij gemeenten en scholen succesvol begeleid.

Emil ten Broeke is directeur van Public Buyers Nederland BV. Hij heeft, met zijn juridische achtergrond in combinatie met inkoopervaring en vanuit de behoefte aan een minder starre manier van beoordelen, een nieuwe integrale beoordelingsmethodiek ontwikkeld. Door die methodiek te gebruiken hoeft de vragensteller niet meer op de stoel van de aanbieder te gaan zitten en kan de markt voorstellen voor oplossingen aandragen in plaats van dat de inschrijvers alleen maar proberen een zo goed mogelijk antwoord op een gesloten vraag te geven.

Arjen Spolet heeft als Public Buyer procedureel uitvoering gegeven aan de aanbesteding van H3O.

Bron: Schoolfacilities.nl, april 2011

Posted in Uncategorized.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>